Dnevnik aktivnosti

Dnevnik aktivnosti je zmogljivo varnostno in revizijsko orodje, ki zagotavlja podroben, kronološki zapis dejanj, izvedenih na ključnih poslovnih objektih v sistemu. Zasnovan je tako, da vam omogoča jasno razumevanje poteka dela s podatki, povečuje varnost s sledenjem dejavnosti uporabnikov in poenostavlja odpravljanje težav.

S sledenjem, kdo je kaj in kdaj storil, lahko vzdržujete popolno in nespremenljivo revizijsko sled za skladnost, operativno upravljanje in notranje kontrole.

Ključni primeri uporabe in prednosti

Dnevnik aktivnosti je več kot le zapis dogodkov; je ključno orodje za ohranjanje celovitosti in varnosti podatkov. Tukaj je nekaj praktičnih načinov uporabe:

• Pospešite odpravljanje težav: Ko stranka poroča o nepričakovani spremembi svoje naročnine ali se račun zdi napačen, je dnevnik aktivnosti vaše prvo mesto za preverjanje. Dnevnik lahko filtrirate po določenem ID-ju stranke ali naročnine, da si ogledate celotno zgodovino sprememb in natančno ugotovite, kdo je spremembo naredil, kaj je bilo spremenjeno in kdaj.
• Okrepite varnost in skladnost: Za finančne revizije (kot je skladnost s SOX) morate dokazati nadzor nad tem, kdo lahko spreminja občutljive podatke. Dnevnik aktivnosti zagotavlja nespremenljiv zapis vseh sprememb kritičnih objektov, kot so izdelki, paketi in računi. Te podatke lahko enostavno izvozite, da dokažete, da vaši notranji kontrolni mehanizmi delujejo učinkovito.
• Spremljajte dejavnost uporabnikov: Spremljajte dejanja, ki jih izvajajo določeni uporabniki, zlasti tisti z visokimi dovoljenji. To pomaga zagotoviti, da so vsa dejanja pooblaščena in v skladu s politiko podjetja.

Obseg dnevnika aktivnosti

Dnevnik aktivnosti je zasnovan tako, da je celovit, vendar je pomembno razumeti, kaj se sledi in kaj ne.

Kaj se beleži?

Dnevnik zajema pomembne poslovne dogodke, pri čemer se osredotoča predvsem na dejanja ustvarjanja, branja, posodabljanja in brisanja (CRUD) za ključne poslovne objekte, ki jih konfigurirate. To vključuje:

• Spremembe, ki jih uporabniki naredijo prek grafičnega uporabniškega vmesnika.
• Spremembe, narejene prek klicev API.
• Pomembni sistemski dogodki (npr. prehodi med paketi).

Kaj se ne beleži?

Dnevnik aktivnosti ne sledi:

• Vsakega posameznega klica API, zlasti tistih, ki samo berejo podatke brez spreminjanja (razen če je Branje izrecno konfigurirano za sledenje).
• Notranjih sistemskih procesov, ki se ne nanašajo neposredno na spremembo poslovnega objekta.

Konfiguriranje dnevnika aktivnosti

Imate popoln nadzor nad tem, katera dejanja se sledijo za določene poslovne objekte. To vam omogoča, da se osredotočite na beleženje najpomembnejših podatkov za vaše poslovne potrebe. Konfiguracija se upravlja v razdelku Poslovna konfiguracija.

Kako dodati novo konfiguracijo dnevnika

1. V glavnem meniju se pomaknite na Poslovna konfiguracija > Dnevnik aktivnosti.

2. V zgornjem desnem kotu kliknite gumb + Dnevnik aktivnosti.

3. V pogovornem oknu Dodaj dnevnik aktivnosti:

   • Vrsta: Izberite kategorijo objekta. V večini primerov bo to Entiteta.
   • Cilj: Izberite določen poslovni objekt za spremljanje (npr. Stranka, Naročnina, Paket).
   • Dejanja: Izberite dejanja, ki jih želite beležiti (Ustvari, Preberi, Posodobi, Izbriši).

4. Kliknite Pošlji, da shranite konfiguracijo. Sistem bo takoj začel beležiti dejanja, ki ste jih določili.

Najboljše prakse za konfiguracijo

• Bodite natančni: Izogibajte se beleženju vsega. Osredotočite se na objekte in dejanja, ki so najbolj kritična za vaše varnostne, skladnostne in operativne potrebe. Beleženje dejanj Posodobi in Izbriši na finančnih objektih je odlično izhodišče.
• Izogibajte se prekomernemu beleženju branja: Sledenje dejanjem Branje lahko ustvari zelo velik obseg podatkov in upočasni delovanje sistema. To omogočite samo, če imate posebno varnostno zahtevo za spremljanje, kdo si ogleduje občutljive podatke.
• Redno pregledujte: Redno pregledujte svoje konfiguracije dnevnika, da zagotovite, da so še vedno v skladu z vašimi poslovnimi potrebami.

Ogled in preiskovanje dnevnikov

Po konfiguraciji sistem ustvari vnose v dnevnik, ki si jih lahko ogledate, filtrirate in izvozite.

Kako si ogledati in filtrirati dnevnike

1. Pojdite na zaslon za ogled dnevnika (npr. Uporabniki > Dnevniki aktivnosti).
2. Videli boste seznam vseh zajetih dogodkov, razvrščenih po datumu.
3. Uporabite zmogljive možnosti filtriranja za preiskovanje določenih dogodkov:
   • Časovno obdobje: Omejite iskanje na določeno časovno obdobje.
   • Ciljni objekt in ID: Filtrirajte za določen objekt (npr. Stranka) in celo za določen primerek (npr. ID stranke).
   • Uporabnik: Oglejte si vsa dejanja, ki jih je izvedel določen uporabnik.
   • Vrsta dejanja: Izolirajte vsa dejanja Ustvari ali Izbriši.

Razumevanje podatkov dnevnika

Vsak vnos v dnevnik vsebuje podrobne informacije, ki vam pomagajo razumeti dogodek:

Izvoz podatkov dnevnika

Filtriran pogled dnevnika lahko izvozite za analizo brez povezave, arhiviranje ali zahteve za revizijo. Kliknite gumb Izvozi, da prenesete podatke, običajno v formatu CSV, ki ga je mogoče odpreti v kateri koli aplikaciji za preglednice.

Dovoljenja in hramba podatkov

• Dovoljenja: Dostop do konfiguriranja in ogleda dnevnika aktivnosti je nadzorovan z uporabniškimi dovoljenji. Običajno imajo samo skrbniški uporabniki možnost spreminjanja konfiguracij dnevnika, medtem ko imajo drugi uporabniki lahko samo dostop za ogled.
• Hramba podatkov: Podatki dnevnika aktivnosti se hranijo določeno obdobje v skladu s standardi revizije in varnosti. Za natančno politiko hrambe podatkov si oglejte svojo pogodbo o storitvah.